Wer suchet, soll finden!

Schon seit drei Jahren digitalisiere ich nun Unterlagen der Flaurlinger Chronik und lege sie als Verzeichnungseinheiten im Gemeindearchiv für Flaurling (TIGA) ab. Das schönste Archiv ist trotz dieser langwierigen, mühsamen Arbeit bekanntlich nutzlos, wenn darin nichts mehr gefunden wird! Daher möchte ich eine kurze Anleitung mitgeben, wie Unterlagen aus dem eigenen, aber auch aus anderen Gemeindearchiven entdeckt werden, wenn der zuständige Archivar/die zuständige Archivarin das zulässt.

Die Voraussetzung

Je mehr Informationen man einer Verzeichnungseinheit mitgibt, desto besser kann sie gefunden werden. Dazu ist es notwendig, dass die sogenannten „Muss-Felder“, die mit einem gelben Stern gekennzeichnet sind, beim Verzeichnen konsequent ausgefüllt werden. Weitere Informationen können z. B. auch in Feldern, die im Bereich „Eingrenzung und Inhalt“ zu finden sind (der Bereich „Inhalt und innere Ordnung“), zur Verfügung gestellt werden.

Unter der Rubrik „Zugriffspunkte“ können unter der Kategorie „Thema“ aus den Vorschlägen nacheinander ein oder mehrere Schlagwörter ausgewählt werden. Da die Themen leider nicht wie die Orte vorgegeben sind, muss immer wieder darauf hingewiesen werden, dass man diese Themen bzw. Schlagwörter nicht für individuelle Bezeichnungen (also spezifische Hausnamen, Gipfelnamen etc. aus dem Ort) verwendet. ArchivarInnen sind angehalten, sorgsam mit diesem Instrument umzugehen, denn hier ist es besser, auch im Sinne der Suche, allgemeine Ausdrücke wie Haus, Gebäude oder Berg zu verwenden.

Die Suche

Die Erfahrung aus dem letzten Vierteljahrhundert, seitdem uns Suchmaschinen begleiten, hat gezeigt, dass es viele Möglichkeiten gibt, sich dem Gesuchten zu nähern. Wenn ich mir einen gröberen Überblick über die Inhalte in TIGA verschaffen will, bleibe ich recht allgemein und gebe auf der ersten Seite im Suchfeld „Archive durchsuchen“ einen Begriff ein, den ich mit der „Entertaste“ bestätige.

In meinem Beispiel wurden mit der Suche nach „Haus“ insgesamt 6.118 Treffer erzielt (siehe unten). Davon beinhalten 5.111 ein digitales Objekt (Stand 24.06.2024).

Bei der Ansicht des Ergebnisses hat man mehrerer Möglichkeiten: Entweder stellt man sie auf tabellarisch ein oder es werden Kacheln angezeigt. Auch die Suchordnung kann neu sortiert werden. Die Möglichkeiten dazu erscheinen bei Klick auf den Pfeil neben „Suchordnung“.

Wenn alle Objekte angezeigt werden sollen, die „Haus“ im Namen haben (also Hausgang, Hauser, Einhausen), ist es notwendig, einen „*“ ohne Abstand vor und/oder nach dem Suchwort einzufügen (sog. Joker). Die Zahl der gefundenen Einträge steigt entsprechend an.

Die erweiterte Suche

Die Suche wird durch „Erweiterte Suchoptionen“ verfeinert:

Im ausgefüllten Formular der Suchanfrage habe ich nun Möglichkeiten aufgezeigt, um die Trefferzahl zu verkleinern. Es ergeben sich 41 Einträge aus dem Archiv der Gemeinde Flaurling, die den gestellten Anforderungen entsprechen. Sie fallen, wie gefordert, in den Datumsbereich zwischen 1950 und 1990, sind Einzelstücke mit digitalem Objekt und enthalten die Worte Berg oder Haus in der Beschreibung. Es werden auch Texte in PDF-Dateien gelesen, sofern diese nicht mittels Passwort geschützt ist.

Tipp: Suche mit und/oder

Wenn bei der Suchanfrage das Wort „oder“ durch „und“ ersetzt wird, erhalten wir ein wesentlich anderes Ergebnis, wie unten dargestellt:

Ich wünsche allen Interessierten viel Spaß bei der Suche in TIGA, und hoffe, dass ArchivarInnen all ihre eingepflegten Unterlagen wiederfinden.

Text: Andrea Raggl Weissenbach
Datum: 25. Juni 2024